IHRE PROBLEME HABE ICH
BEREITS GELÖST

Echte Kunden. Echte Probleme. Echte Lösungen. Hier sehen Sie detailliert, wie ich konkrete Herausforderungen in messbare Erfolge verwandelt haben.

KRISE ALS CHANCE GENUTZT

Alltagshilfe Gabel

Familienbetrieb • 15 Mitarbeiter • Dortmund

Transformation abgeschlossen
6
Wochen Projektzeit

DIE HERAUSFORDERUNG

Ein Pflegedienst mit veralteter E-Mail-Infrastruktur und manuellen Prozessen benötigte eine vollständige digitale Transformation. Von der Kundenaufnahme bis zur Terminplanung musste alles modernisiert und automatisiert werden.

MEINE LÖSUNG

Migration zu Microsoft 365 mit vollständiger Automatisierung des Kundenaufnahme-Prozesses durch Power Platform Integration, Pipedrive CRM und PlanD Terminplanung.

⚠️VORHER: MANUELLER PROZESS

Die Ausgangslage:

  • Veraltete E-Mail-Infrastruktur auf shared Hosting
  • Dokumente manuell per Word erstellt
  • Kein CRM-System vorhanden
  • Pflege-Terminverwaltung in Excel
  • Aufnahme neuer Kunden dauerte 2-3 Tage
2-3 Tage
Kundenaufnahme pro Kunde
NACHHER: AUTOMATISIERT

Das neue System:

  • Microsoft 365 Enterprise-Grade E-Mail
  • Kundenverwaltungssystem für alle Daten
  • PlanD für Pflege-Terminplanung
  • Automatisierte Arbeitsabläufe ohne manuelle Eingriffe
  • Zentrale Dokumentenverwaltung mit Vorlagen
<5 Min
Kundenaufnahme pro Kunde

🪄 Der automatisierte Workflow

SCHRITT 1
Neuer Kunde im System

Mitarbeiter erfasst Kundendaten im System

SCHRITT 2
Automatisierung startet

Workflow wird automatisch ausgelöst

SCHRITT 3
Dokumente erstellen

Individuelle Verträge werden automatisch generiert

SCHRITT 4
Terminplanung

Kunde wird automatisch in Pflegeplanung eingetragen

Während der Mitarbeiter noch telefoniert, sind alle Dokumente bereit!

🚀 Messbare Ergebnisse nach 6 Wochen:

95%
Zeitersparnis bei Kundenaufnahme
0
Manuelle Dokumentenerstellung
100%
Automatisierte Arbeitsabläufe
8h
Gesparte Zeit pro Monat
💬 Kundenfeedback:
"Alex hat was zu mir gebracht, womit ich ganz viel Zeit sparen. Wir arbeiten in vielen Bereichen einfacher und kostengünstiger. Am Ende des Tages sparst du auf Dauer einfach Geld."
— Mitarbeiter, Alltagshilfe Gabel

TECHNOLOGIEN

Microsoft 365PowerAutomateSharePointPipedrivePlanD
WORKFLOW
WORKFLOW AUTOMATISIERUNG4 Monate

ABTRETUNGSERKLÄRUNG: PAPIERLOS ZUR EFFIZIENZ

Pflegedienst Alltagshilfe Gabel

DAS PROBLEM

Monatlich mussten hunderte Abtretungserklärungen in Papierform gesucht, gescannt und mit Rechnungen an die Versicherung versandt werden. Ein zeitaufwändiger Prozess, der dringend Automatisierung brauchte.

DIE LÖSUNG

Entwicklung einer Python-basierten Web-Anwendung, die Daten aus verschiedenen Systemen (SharePoint, PlanD, Lexware) zusammenführt und automatisch die richtigen Dokumente druckt. Vom manuellen Suchprozess zur Ein-Klick-Lösung.

HERAUSFORDERUNGEN & ERFOLG

Widerstand überwunden: Nach anfänglicher Skepsis nutzt der Mitarbeiter das System heute mit Freude

Vollautomatisierung: Vom Suchen bis zum Drucken - alles in einem Workflow

Zeitersparnis: Stunden an manueller Arbeit reduziert auf wenige Klicks

"Dieses Projekt war moralisch herausfordernd, aber am Ende sehr befriedigend. Es zeigt, wie wichtig es ist, auch bei Widerständen die langfristigen Vorteile im Blick zu behalten."

— Solo-Entwickler & Projektgestalter

BOT ENTWICKLUNG6 Monate

DIJ.ZVUCHI: BILDUNG AUTOMATISIERT

Online-Intensivkurs für ukrainischsprachige Frauen

PROJEKT-EVOLUTION

Von Dij.Zvuchi 2.0 (MVP) mit Make.com bis zu Dij.Zvuchi 3.0 - einer skalierbaren Python-Lösung mit Aiogram3. Automatisierung von Registrierung, Hausaufgaben-Management und Mentor-Benachrichtigungen.

TECHNISCHE HIGHLIGHTS

Version 2.0

  • • Make.com (No-Code)
  • • Notion DB Integration
  • • Schneller MVP-Start

Version 3.0

  • • Python + Aiogram3
  • • Eigene Plattform
  • • Vollständige Skalierbarkeit

FINALE LÖSUNG

Intelligenter Bot: Benutzerregistrierung nach Zahlungsstatus mit automatischer Initialisierung

Dynamische Hausaufgaben: Automatische Veröffentlichung je nach Aufgabentyp und Mentor

Eigene Plattform: Unabhängigkeit von Google Docs durch selbst entwickelte Lösungen

"Am Ende hatten wir ein fehlerfreies, skalierbares System für jeden neuen Stream. Die Evolution von MVP zu einer eigenständigen Plattform zeigt, wie sich Projekte organisch entwickeln können."

— Technischer Projektleiter

TELEGRAM BOT

SKALIERBAR

AUTOMATISCH

BILDUNG

MESSBARE ERFOLGE

Unsere Effizienz wird durch konkrete Ergebnisse unserer strategischen Initiativen gemessen.

40%

Durchschnittliche Effizienzsteigerung

95%

Reduzierung der Fehlerquote

100%

Projekte termingerecht

Skalierbarkeit für Wachstum

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STRATEGISCHE INITIATIVE?

Lassen Sie uns analysieren, wie eine maßgeschneiderte Systemarchitektur Ihr Unternehmen stärken kann.